ADempiere und GDPdU-Anforderungen

Kunde "Saftladen GmbH" gibt im Juli per Rundschreiben bekannt, dass er ab August unter dem neuem Namen "Saftwerke GmbH & Co. KG" firmiert. Also werden schnell die Stammdaten für diesen Kunden geändert und alles ist gut.

Leider ist nicht alles gut, da wir ja - bedingt durch den Einsatz eines Datenverarbeitungs-Systems - unter anderem Forderungen der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) zu erfüllen haben. Angenommen, nächstes Jahr findet bei uns eine Aussenprüfung durch das Finanzamt statt und der Prüfer möchte ausgerechnet die Rechnungsdaten für den Kunden "Saftladen GmbH" aus dem System ziehen. Aber den gibt es dann ja nicht mehr!

Was können wir tun?

Zum einen können wir alle Dokumente immer ins Archiv drucken. Somit können wir jederzeit eine Rechnung für die "Saftladen GmbH" wieder im Originalzustand erzeugen. Dazu muss der Administrator im Fenster Mandant (Menü > System-Administration > Einstellungen Mandant > Mandant) auf dem Auswahlfeld "Automatische Archivierung" z.B. die Einstellung "Dokument" auswählen. Dann erhält man auf dem Fenster "Rechnung" bei Klick auf die Schaltfläche "Archivierte Belege und Berichte" eine weitere Schaltfläche mit der Bezeichnung "Dokumente (1)". Klickt man diese an, wird zu diesem Dokument der Archivbetrachter mit Anzeige des Originalausdrucks geöffnet. Nun kann diese Rechnung nochmals zu Papier gebracht werden.

Den Betriebsprüfer werden aber doch eher die Daten im System interessieren. Er braucht also einen entsprechenden Auszug aus allen am Vorgang der Rechnungsstellung beteiligten Tabellen wie Rechnung (C_Invoice) und der für unser Beispiel wichtigen Tabelle Geschäftspartner (C_BPartner). Damit dieser Eintrag dann auch in der korrekten, zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung gültigen Version vorliegt müssen wir für die Historisierung unserer Daten sorgen.

Dazu muss der Administrator für die relevanten Tabellen über das Fenster "Tabelle und Spalte" (Menü > Application-Dictionary) die Selektion "Änderungen protokollieren" auswählen. Alternativ kann diese Selektion auch für eine Rolle vorgenommen werden (Menü > Systemadministration > Allgemeine Einstellungen > Sicherheit), so dass für alle Nutzer, die in dieser Rolle arbeiten alle Änderungen protokolliert werden.

Nun kann für den Eintrag in der Tabelle C_BPartner auch die zugehörige Änderungshistorie aus der Tabelle AD_Changelog zur Verfügung gestellt werden.