Adempiere: Belegverarbeitung im Verkauf

Eine kleine Übersicht zu den möglichen Verarbeitungsregeln je nach aktueller Belegart.

Wie in einem anderen Eintrag beschrieben, kennt Adempiere standardmäßig eine Anzahl von Belegarten im Verkauf. Je nach Belegart wird durch den Anstoß der Belegverarbeitung unterschiedliches durchgeführt.

Wenn Sie Ihren Vorgang fertig eingegeben und gespeichert haben sehen Sie im Feld Belegart den Eintrag "** Neu **" und im Feld Belegstatus den Eintrag "Entwurf".

Das heisst, Ihr Vorgang ist zwar erfasst, hat aber ausser der Zuteilung einer Belegnummer im System noch keine weitere Auswirkung.

Sie müssen nun die Belegverarbeitung durch Klick auf die Schaltfläche "Belegverarbeitung" starten. Sie werden diese Schaltfläche nun vieleicht vergeblich suchen, denn je nach Statsu Ihres Dokumentes steht als Bezeichnung auf dieser Schaltfläche die Bezeichnung des aus Sicht des Systems notwendigen oder sinnvollen nächsten Verarbeitungsschrittes. Daher hat die Schaltfläche nun vermutlich die Bezeichnung "Fertigstellen".

Ein Klick auf "Fertigstellen" öffnet also nun ein kleines Fenster mit der Bezeichnung "Belegverarbeitung". Sie können hier eine andere Art der Belegverarbeitung in einem Ausklappmenü auswählen. Die Konsequenzen werden als kurze Information angezeigt. Wenn Sie die richtige Wahl getroffen haben, klicken Sie auf "OK" beziehungsweise das Symbol mit dem Haken.

Die aktuelle Belegart legt die möglichen Verarbeitungsregeln fest. Dazu eine kleine Übersicht:

Vorbereiten

reserviert Bestand und berechnet, wenn nötig, Steuern neu. Der Vorgang ist noch aktiv und es können noch Positionen hinzugefügt und geändert werden.

Fertigstellen

leitet verschiedene Vorgänge ein, die wiederum von der Belegart abhängen:

• Typ Angebot: Schließt das Dokument. Es kann nicht kopiert oder in einen anderen Dokumenttyp umgewandelt werden, bis es reaktiviert ist.
• Typ Verkauf: Der notwendige Bestand ist reserviert. Ermöglicht das Erstellen von Lieferscheinen und Rechnungen (abhängig von Liefer- und Rechnungs­vereinbarungen)
• Typ Lagerverkauf: Der Lieferschein ist generiert. Der Bestand wird angepasst. Die Rechnungen können erstellt werden (abhängig von Rechnungsvereinbarungen).
• Typ Kreditverkauf: Lieferschein und Rechnung werden generiert. Der Bestand wird angepasst.
• Typ Barverkauf: Lieferschein und Rechnung werden generiert. Der Bestand wird angepasst. Wenn die Zahlungsart "Bar" ist, wird automatisch ein Eintrag im Kassenbuch angelegt.

Der Beleg ist nun geschützt ("read only"), so dass nur noch geringe Änderungen durchgeführt werden können (z.B. Name, Adresse, Beschreibung, Zahlungsweg). Dies verschafft Ihnen eine gewisse Flexibilität, die nach dem Ausdrucken des Dokumentes evtl. nötig ist, z.B., um einen Druckfehler zu korrigieren.

Reaktivieren

öffnet den Beleg wieder und macht eventuell automatisch erzeugte Belege rückgängig. So können Sie Mengen oder Preise verändern oder auch ganze Positionen hinzufügen oder löschen. Anschließend müssen Sie den Beleg wieder fertigstellen (oder schließen).

Löschen

setzt alle Werte auf 0 und schließt den Vorgang ab. Er kann nicht reaktiviert oder weiterverarbeitet werden. Er ehät die Kennzeichnung "** Rückgängig gemacht". Damit können Sie dokumentieren, daß dieser Vorgang abgebrochen wurde und erhalten eine durchgängige Belegnummerierung im System.

Schließen

schließt den Vorgang endgültig ab. Er kann nicht reaktiviert werden. Den Status könnte man auch als "archiviert" bezeichnen.